von Alessio Di Santo, Stephan Gois und Chris Widmer
Als Neulinge in der Eventbranche waren wird anfangs ziemlich selbstsicher unterwegs. Dies führte dazu, dass wir, je weiter das Projekt und die Zeit voran Schritt, immer mehr ins straucheln gerieten und uns untereinander stritten, was nun die nächsten Schritte sind. Doch dazu später mehr.
Unsere Idee
Die Idee, ein Festival zu organisieren entstand während einer WG-Party in Chur. Ursprünglich wollten wir ein Wet-T-Shirt-Contest planen und durchführen. Am nächsten Tag haben wir uns zusammen gesetzt und planten die nächsten Schritte und erstellten in groben Zügen ein Konzept.
Einige Sitzungen später kamen dann doch Zweifel auf, wie wird die Öffentlichkeit auf ein Wet-T-shirt-Contest reagieren? Lassen sich für ein solches Vorhaben überhaupt Sponsoren finden? Dies Überlegungen veranlasste uns dazu, die Idee zu verwerfen. Einige Brainstorming stunden später, hatten wir dann die Idee, ein Turmspring-Wettbewerb durchzuführen. Wie ihr sehen könnt, ist es dabei auch geblieben. Für uns war nun klar, wenn wir das nächste Mal einen Event organisieren, überprüfen wir bei unserem Vorhaben zuerst die Machbarkeit, denn viele Schritte (Logo, Plakate, Konzept) mussten wir daraufhin auch verwerfen und von neuem beginnen.
Turmspringen alleine genügt nicht
Wir wollten etwas organisieren, was das Publikum in den Bann zieht und zum mitmachen anregt. Der Turmspring-Wettbewerb alleine genügte für unser Vorhaben aber nicht. So überlegten wir uns, wie wir das Festival gestalten könnten. Einige Brainstormings später beschlossen wir, dass dieses Fest von 12 Uhr Mittags bis 24 Uhr dauern sollte. Zudem soll das Fest einen Bezug zur Ortschaft haben. Dafür definierten wir einen Zeitplan, der unseren Gästen stehts Unterhaltung und Interaktion bieten soll. Unsere Zeitplanung sieht demnach wie folgt aus:
13:00 Spass für die ganze Familie
15:00 Musikverein St. Margrethen
17:00 Wettbewerb
18:00 Musikalisches Vorprogramm
19:00 Shem Thomas
21:00 Baba Shrimps
22:00 Feuerwerk
22:30 After Party
Unser Ziel ist es, dass all unsere Gäste auf ihre Kosten kommen, einen schönen Tag erleben und im nächsten Jahr wieder das Splash Festival besuchen.
Die Location
Die Location beschwerte uns einige Schwierigkeiten und kostete uns etwas Zeit. Wir beschlossen, dass unser Festival in der Ostschweiz stattfinden soll. Dazu mussten wir aber erst eine gute Location finden, die bereits eine gute Infrastruktur bietet und auch finanziell keine grosse Herausforderung darstellt. Im Internet begaben wir uns auf die Suche. In einem SRF-Beitrag stiessen wir auf die Badi Bruggerhorn. Diese befindet sich in St. Margrethen, SG und liegt an einem kleinen See. Das Strandbad Bruggerhorn verfügt über ein Floss, 18-m-Lehrschwimmbecken, Kinderplanschbecken, Familien-Rutschbahn und Kinderrutschbahn, Grillstelle und einer Liegewiese. Sie verfügt zudem über einen Sprungturm, was für unser Vorhaben unumgänglich ist. Die Location schien gefunden aber wir mussten uns noch selbst ein Bild von dieser Anlage machen. Wir fuhren dahin, schauten uns die Badi an und beschlossen, dass wir unser Fest hier austragen möchten. Beim Gesprächen mit der Badi gaben sie uns Kontaktdaten zu den Verantwortlichen Personen in der Gemeinde St. Margrethen. Diese kontaktierten wir und erklärten unser Vorhaben. Viele Sitzungen und Mails später, erhielten wir schlussendlich den Zuschlag von der Gemeinde St. Margrethen. Da im Juni aber das Open Air Kino im Strandbad stattfindet, verständigten wir uns auf den 17. August als Austragungstermin.
Plakate, Flyer, Website, Sonnenbrillen und co.
Wir überlegten uns, welche Werbematerialien wir für die Durchführung unseres Festivals benötigen. Klar war, dass eine Website unumgänglich ist. Sie ist unser zentrales Kommunikationsmedium und alle Informationen lassen sich auf ihr finden. Dazu wollen wir Plakate im Rheintal aufhängen und entsprechende Flyer verteilen. So sollen die Anwohner auf das bevorstehende Event aufmerksam gemacht werden. Auf dem Fest selbst, möchten wir Werbeartikel anbieten.
Das Corporate Design / Corporate Identity:
Bevor wir mit unseren Werbeunterlagen beginnen konnten, mussten wir einen gemeinsamen Nenner betreffend der Gestaltung finden. Dies war äusserst schwierig, da alle unterschiedliche Ideen verfolgten. Dies hat uns sehr viel Zeit und Nerven gekostet aber wir konnten uns schlussendlich einigen. Auf Adobe Stock fanden wir entsprechende Bilder, mit der wir unsere Werbeunterlagen gestalten konnten. Diese Sujets ziehen sich durch unseren gesamten Werbeauftritt sowie auch durch unsere Werbematerialien. Wir haben daraufhin Dokument erstellt, indem wir die Schrift und den Schriftschnitt, unsere Farbe, Logo etc. festgehalten haben.
Logo:
Das Logo sollte schlicht aber innovativ sein. Dafür haben wir ein "S" gestaltet und 3 Punkte platziert. Diese sollten Wasserspritzer symbolisieren. Das Logo ist uns sehr gut gelungen, hat aber ebenfalls viel Zeit und nerven gekostet. Wir haben sehr viele Versionen des Logos erstellt, damit es auf jedem Hintergrund entsprechend zur Geltung kommt.
Website:
Die Website haben wir mit WordPress erstellt. Dazu haben wir eine Domain bei Hostpoint.ch gekauft und darauf unser CMS installiert. Auf themeforest.net haben wir ein Template erworben. Die Einrichtung und Konfiguration der Datenbank auf unserem Webserver hat uns enorm Mühe bereitet, da immer wieder Fehler aufgetaucht sind. Das Template haben wir in WordPress hochgeladen und gemäss unseren Anforderungen umgestaltet. Beim nächsten Mal sollten wir uns mehr Zeit für die Erstellung der Website einplanen, da die Konfiguration des Templates viele Schwierigkeiten bereitet hat. Das Template lieferte leider keine Anleitung mit und so mussten wir uns alles mühsam erarbeiten.
Plakate / Flyer:
Diese Werbeunterlagen haben wir mit unseren Sujets gestaltet. Dies sind ein Ballon und eine Ananas, die jeweils eine Sonnenbrille tragen. Sie sollten schlicht gestaltet sein, alle benötigten Informationen enthalten und auf unseren Wettbewerb hinweisen. Weitere Informationen findet man auf der Website.
Werbeartikel:
Unsere Werbeartikel Sortiment besteht aus Badetüchern, Flip-Flops, einem Cap, einer Hawaii Blumenkette, Luftmatratzen, Mini Ventilator, Powerbanks, Sonnencreme, T-Shirts und einem Turnbeutel. Sie sind ebenfalls mit unseren Sujets und den Corporate Colours gestaltet und können am Fest erworben werden.
Ohne Geld geht gar nichts
Die Sponsorensuche erweist sich als enorm schwer. Wir haben viele Unternehmungen im Rheintal angeschrieben und viele Absagen bekommen. Viele haben ihr Sponsoring-Budget bereits aufgebraucht und werden teils von Anfragen nur so überrannt. Wir befinden uns aktuell noch auf der Suche. Hierzu können wir klar sagen, dass wir zu spät begonnen haben. Leider hat sich dies aufgrund der vielen Gespräche mit der Gemeinde St. Margrethen enorm in die Länge gezogen. Auch hier gilt, immer genügen Zeit einplanen und so früh wie möglich beginnen. Momentan steht es noch in den Sternen, ob wir genügen Sponsoren aufbringen, um das Festival durchführen zu können. Wir sind aber guter Dinge und arbeiten weiter fleissig dran.
Fazit
Das Projekt ist uns bis anhin gut gelungen. Oftmals stiessen unsere unterschiedlichen Meinungen und Ideen aufeinander, was schlussendlich enorm viel Zeit und Kraft gekostet hat. Glücklicherweise konnten wir uns aber immer auf einen gemeinsamen Nenner verständigen. Im Nachhinein würde ich bei einem solchen Projekt immer genug Zeit für Diskussionen einplanen. Teilweise mussten wir in der Nacht arbeiten, da sich die Diskussionen ewig in die Länge zogen. Zudem sollten wir nächstes Mal direkt mit dem Projekt beginnen und nicht erst 1 Monat später starten. Dies gibt uns ebenfalls mehr Zeit und macht die ganze Planung und Durchführung etwas angenehmer. Unser anfänglicher Enthusiasmus und die Überheblichkeit haben da sicherlich auch einen Teil dazu Beigetragen. Wir sollten erst auf dem Boden der Tatsachen bleiben und unsere Meilensteine nacheinander abarbeiten. Durch dieses Projekt konnten wir viele Dinge lernen. Die Zeitplanung spielt eine enorm wichtige Rolle aber auch Teamfähigkeit und Sozialkompetenzen konnten gefördert werden. Wir haben einen spannenden und sehr lehrreichen Einblick in die Eventorganisation erhalten.
