von Michelle Schmidheini, Yasemin Ünsal, Isabel Racine, Diana Giori und Alain Amrein
Idee Projektwebseite
Nachdem wir unser Projekt Gastro Toilet für dieses Jahr abgeschlossen haben, wollten wir interessierten Personen einen Einblick verschaffen, wie der ganze Event zu Stande kam und was hinter den Kulissen alles so ablief. Daher entschieden wir uns, alles an Fotos, Videos, Grafiken, Texten etc., zusammenzutragen und aufzuarbeiten. Dies hilft auch uns zum Projektabschluss.
Medienwahl
Da wir unglaublich viel Material haben und nicht tausend einzelne Berichte publizieren wollten, haben wir uns entschieden eine Projektwebseite zu erstellen. So ist alles an einem Ort und schafft eine gute Übersicht.
Vorbereitung zur Erstellung der Projektwebseite
Um alle verschiedensten Dokumente, Fotos etc. die wir hatten an einen Ort zu bekommen, mussten wir erst alles zusammentragen. Dafür eignete sich Google Drive optimal.
Dort haben wir auch gleich die Struktur der Webseite bestimmt, also welche Themen angesprochen werden und wer was bearbeiten wird.
Weiter haben wir uns Gedanken gemacht, mit welchem CMS wir die Webseite umsetzen möchten. Bei der Evaluation standen zwei drei zur Auswahl, doch schlussendlich hat Wordpress überzeugt.
Ausgangslage
Von Roland Köppel erhielten wir im ersten Majorsemester die Aufgabe, einen Urban Hacking Event zu planen. Sofort schauten wir bereits gemachte Beispiele an und liessen uns inspierieren. Mit einem Brainstorming sammelten wir Ideen und entschieden uns zuerst für das Thema “Der Rücksichtslose Umgang mit Plastiksäcken”, da uns dieses Thema sehr am Herzen lag. Bei der Planung eines Urban Hacking Events kamen wir jedoch auf keinen grünen Zweig. Zeitgleich arbeitete eine Gruppe an der Verbesserung des “Best of Swiss Gastro Awards”, zusammen mit dem Verantwortlichen George Twerenbold in Zürich. Dort entstand die Idee zum Gastro Toilet (siehe Beitrag Urban Hacking Gastro Toilet). Wir entschieden uns dazu, die beiden Gruppen zu fusionieren und einen Urban Hacking Event zum Gastro Toilet zu planen. Es dauerte lange bis wir eine passende Story zu diesem Thema zusammenhatten und raubte uns einige lange Abende in der Schule und Nerven.
Team
Sofort musste eine Aufgabenteilung her. Isabel Racine übernahm die Projektleitung und Alain Amrein wurde als Co-Projektleiter bestimmt. Wir erstellten einen Masterplan mit den verschiedenen Milestones, ein virales Konzept, ein Sponsorendossier, die Webseite und noch einige mehr Konzepte. Die Arbeitsteilung lief eigentlich relativ gut, bis zu den Semesterferien. Viele Teammitglieder waren den Sommer durch abwesend. Somit haben wir uns dazu entschieden, dass Isabel Racine die Gesamtleitung übernimmt. Genau in dieser Zeit, ging unsere Webseite online und das Voting begann. Die Medien wurden aufmerksam auf uns und liessen vor allem Isabel nicht in Ruhe. Für Isabel war es ein grosser Stress, die vielen Medienanfragen zu beantworten, vor allem da sie keinerlei Medienerfahrung hatte. Ein Medientraining wäre an dieser Stelle sehr angebracht gewesen.
Kommunikation
Damit wir alle Einsicht in alle Unterlagen hatten, entschieden wir uns für Google Drive. Mit Google Drive lässt es sich, gerade in einer Gruppe, sehr gut arbeiten, doch eine gute Ordnung ist sehr wichtig. Ausserdem hatten wir einen Whatsapp Chat und eine Facebook-Gruppe. Teilweise hatten wir Kommunikationsschwierigkeiten, da auf einige Facebook-Posts oder Whatsapp-Fragen keine Antwort gegeben wurde. Doch wir würden uns wieder für diese Konstellation entscheiden.
Zeitmanagement
Wenn wir wieder einmal einen Event dieser Art planen werden, würden wir den Zeitpunkt besser planen. Da dies bei uns aufgrund unseres Partners “Best of Swiss Gastro” leider nicht möglich war, mussten wir uns damit abfinden. Doch der Start im Sommer war nicht sehr gut durchdacht. Eine Person alleine reicht nun mal nicht, ein ganzes Projekt alleine zu meistern und alle Medienanfragen zu beantworten.
Nach den Semesterferien konnten dann wieder alle mit anpacken und die Aufgaben wurden verteilt.
Planung
Das Schwierigste an der Planung für uns war, dass wir parallel eigentlich drei Projekte gleichzeitig planen mussten. Einerseits der User Generated Event Gastro Toilet (Webseite und Voting), dann der Urban Hacking Event selber und zusätzlich noch die Awardverleihung während des “Best of Swiss Gastro”.
Die Webseite musste immer auf dem aktuellsten Stand sein, die Einträge mussten kontrolliert werden und die Kommentare auf Facebook beantwortet werden.
Beim Urban Hacking Event mussten die Mitarbeiter gefunden, die Technik geplant und die Location gefunden werden.
Und für die Awardverleihung mussten Videos erstellt, die Jury gefunden und ein Zeitplan erstellt werden.
Fazit
Die Planung dreier Events war nicht immer einfach. Vor allem bei der Kommunikation gab es Probleme, da man nie wusste wovon eine Person jetzt spricht.
Bei jeder Besprechung haben wir mit Protokollen gearbeitet. Das Gesagte musste aufgeschrieben werden und die Aufgabenteilung erfolgte sofort um Verwirrung und ein Durcheinander zu vermeiden.
Das Projekt Gastro Toilet war für alle (auch für den Dozenten) aufwendiger als gedacht, jedoch haben wir alle viel davon gelernt und somit nur profitiert.
